emplo – narzędzie, które wspiera HRowe działania w sposób, którego wcześniej nie było!

Rola HRu cały czas ewoluuje – pojawiają się nowe wyzwania, nowe oczekiwania pracowników, a także kolejne pokolenia na rynku pracy. Jednym z wyzwań, przed którymi stajemy jest przeniesienie funkcjonujących rozwiązań HR z form papierowych do narzędzi online, a jednym z najbardziej newralgicznych obszarów w tym zakresie jest ocena okresowa. Dlatego też postanowiłam rozejrzeć się jakie na rynku mamy możliwości i znalazłam narzędzie, które spełnia wszystkie moje oczekiwania… 

Poznajcie więc emplo  w relacji Anity Wojtaś-Jakubowskiej, Marketing Manager & Brand Evangelist w emplo.com. Z Anitą miałam przyjemność porozmawiać o najważniejszych dla nas HRowców wyzwaniach dotyczących oceny pracowników (i nie tylko). Wywiad jest dość rozbudowany, przyznaję, ale zależało mi na poruszeniu wszystkich nurtujących zagadnień, które pojawiają się pewnie również w głowie niejednego z Was.
Ocena kompetencji pracowników stała się w zasadzie standardem. Niemniej jednak wiele firm przeprowadza ją w wersji papier-ołówek lub przy wykorzystaniu formularza w excelu. Z czego w Waszej opinii wynika brak wdrożenia w firmie narzędzi online?
Podstawowy problem – który obserwujemy w średnich firmach – to brak świadomości istnienia takich narzędzi. Częste jest też przekonanie, że narzędzia tego rodzaju są drogie, ponieważ zwykle są sprzedawane w pakiecie z usługą merytorycznego prowadzenia procesu oceny kompetencji. Ostatecznie jednak podstawowy problem to fakt, że papier przyjmie wszystko (Excel też), a narzędzia warto uzupełnić przemyślanymi i zweryfikowanymi materiałami. W HR często nie ma na to czasu i wydaje się, że zrobienie procesu w formule ad hoc wystarczy.
Emplo jest odpowiedzią na bolączkę średnich firm. Z jednej strony zawiera gotowe mechanizmy, które odciążają od natłoku pracy administracyjnej, a z drugiej strony udostępnia przygotowane w oparciu o 10 lat doświadczeń biblioteki  odpowiednio zdefiniowanych i opisanych kompetencji, które można wykorzystać we własnej firmie. Jest to szczególnie przydatne dla firm, które przymierzają się do procesu, ale nie posiadają jeszcze gotowego katalogu kompetencji.
Nie do przeceniania jest też fakt, że ocena kompetencji to jedno z wielu gotowych do użycia narzędzi, zawartych w podstawowym pakiecie emplo. Na dodatek można ją prowadzić w wielu wymiarach: 360, 270, 180, a nawet 90 stopni – czyli każdy znajdzie coś dla siebie. System przeprowadzi przez proces krok po kroku zarówno pracowników HR, jak i osoby biorące udział w ocenie. Proces można więc przeprowadzić w dowolnym momencie – zarówno dla wielu osób, jak i jednego pracownika. Oczywiście nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.
Jakie są w takim razie główne korzyści dla firm z wdrożenia narzędzi online? Co głównie doceniają klienci, którzy już korzystają z Waszego rozwiązania?
Może zabrzmi to jak slogan, którym posługują się wszyscy, ale kluczową korzyścią wdrożenia emplo jest oszczędność czasu. System wykonuje za nas mozolne i powtarzalne czynności – dokładnie wtedy, kiedy powinny się one wydarzyć. Przykładowo, żmudny proces oceny 360 stopni można uruchomić w emplo w kilkanaście minut. Dla przykładu – u jednego z naszych klientów proces tworzenia oceny obejmujący 500 pracowników skrócił się z 3 tygodni do 5 godzin.
Druga korzyść to posiadanie jednego miejsca, w którym prowadzimy wszystkie procesy HR oraz przechowujemy informacje dotyczące pracowników i zespołów. Nie musimy już przeszukiwać dysków sieciowych i historii maili, aby odnaleźć istotne informacje. Możemy budować relację pomiędzy wynikami ocen a planowanymi działaniami i obserwować rezultaty naszych działań.
Trzecim istotnym argumentem jest wygoda użytkowników. Wszyscy przyzwyczailiśmy się już do tego, że wiele czynności wykonujemy on-line: robimy zakupy, korzystamy z bankowości, płacimy rachunki czy planujemy podróże. Coraz większą trudność sprawia nam „przełączanie się” z prywatnego, interaktywnego świata na analogowe procesy w miejscu pracy. Wykorzystanie narzędzi on-line w HR jest więc podążaniem za naturalnym oczekiwaniem pracownika i menedżera. Coraz częściej również w miejscu pracy chcemy korzystać z intuicyjnego, interaktywnego narzędzia, które wesprze na w planowaniu rozwoju, weryfikacji kompetencji czy zarządzaniu nieobecnościami. 
Jak na tym polu wypada emplo, czy daje użytkownikom te wszystkie możliwości?
Emplo daje jeszcze więcej, ponieważ narzędzia HR to tylko część oferowanych przez nas funkcjonalności. Do tego dochodzi jeszcze dodatkowy wymiar emplo, którym jest komunikacja w firmie. Co istotne – komunikacja w nowej formule. Aktywna, angażująca, społecznościowa – pozwalająca na wyrażanie opinii i dzielenie się wiedzą. Dzięki temu każdy pracownik nie tylko jest na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie, ale otrzymuje także narzędzia dające mu możliwość współuczestniczenia w życiu firmy i współtworzenia organizacji.

Czy korzystając z emplo czerpie się z kompetencji opisanych w systemie, czy przenosi się do systemu własne modele kompetencyjne?
Samo narzędzie to nie wszystko. Emplo zawiera w sobie bogatą bibliotekę kompetencji definiowanych zarówno w modelu otwartym, jak i addytywnym. Każda kompetencja posiada swoją definicję i bogaty zestaw wskaźników behawioralnych. Każda firma korzystająca z emplo może skorzystać z tej biblioteki, jak również predefiniować swój własny model korzystając z dodatkowych funkcjonalności.
Gotowa, stworzona przez nas we współpracy z firmą doradczą RESOLUTIO baza kompetencji, to odpowiedź na potrzeby średnich firm, Definiowanie własnego modelu kompetencji w średniej, szybko rozwijającej się organizacji jest czaso- i pracochłonne. Dostępna w emplo biblioteka zawiera listę opisanych kompetencji, które mogą być przydatne w organizacji do realizacji poszczególnych działań HR. Zarządzanie przez kompetencje to jeden z najbardziej współczesnych i aktualnych trendów HR. Dzięki dobrze zdefiniowanym kompetencjom w organizacji, HR może prowadzić zarówno procesy oceny okresowej, wspierać pracowników w tworzeniu indywidualnych planów rozwoju, jak i wykorzystywać język kompetencji do opisu bardziej złożonych procesów biznesowych. Emplo oferuje średnim firmom gotowe narzędzie, które zawiera profesjonalną i bogatą bibliotekę wiedzy.
Jak technicznie wygląda proces oceny?
Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny kompetencji w organizacji otrzymuje dostęp do potężnego narzędzia, jakim jest kreator procesu. Dzięki niemu może zaplanować i sparametryzować wszystkie kluczowe elementy realizowanej oceny. Oprócz tego jest w stanie samodzielnie przygotować narzędzie do zbierania danych oraz przeprowadzić proces komunikacji.
Podstawą budowy narzędzia są kompetencje pobierane z modelu funkcjonującego w organizacji (zdefiniowane samodzielnie przez dział HR lub wybrane z gotowej biblioteki kompetencji dostarczanej przez emplo). Jednocześnie autor badania ma możliwość definiowania własnych wskaźników, treści pytań zamkniętych czy dodawania pytań otwartych.
W następnym kroku autor badania definiuje harmonogram oraz szczegółowo planuje  komunikację związaną z całym procesem. Tu również emplo zapewnia gotowe rozwiązanie – sugerując harmonogram procesu. Po ustaleniu kluczowych dat (rozpoczęcie, przypomnienia o konieczności wypełnienia formularzy, częstotliwość przypomnień, zakończenie, podziękowanie) autor badania definiuje treści komunikatów, które są wysyłane przez emplo na poszczególnych etapach. Ale uwaga – tu również zapewniamy w systemie predefiniowane szablony komunikatów do każdego etapu badania, które pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Kolejnym etapem jest wybór respondentów. W zależności od tego, jaki rodzaj badania został wybrany (360, 270, 180, 90 stopni), z otoczenia zawodowego pracowników dobierane są poszczególne osoby pozostające z nią w odpowiedniej relacji. Autor badania ma także możliwość ręcznej edycji drzew relacyjnych – dodania lub usunięcia poszczególnych osób, które zostały automatycznie przypisane do danej grupy relacyjnej. Na końcu system sam buduje odpowiednie kwestionariusze, uwzględniając wszelkie powiązania wynikające z drzew relacyjnych.

W trakcie trwania badania autor ankiety może na bieżąco śledzić najważniejsze statystyki związane z przeprowadzaną oceną, a po zakończeniu procesu zdefiniowane wcześniej osoby otrzymują dostęp do raportów podsumowujących wyniki.

Każdy pracownik ma na stałe swoje konto z systemie, czy otrzymuje jednorazowy login do wypełnienia arkusza?
Dostępne w emplo narzędzie do prowadzenia procesu kompetencji jest elementem większego systemu. emplo to platforma integrująca narzędzia angażującej komunikacji wewnętrznej z gotowymi procesami miękkiego i twardego HR, przeznaczona dla średnich firm. Z jednej strony emplo umożliwia wdrażanie kolejnych procesów HR w firmie, dbając o rozwój oraz odpowiedni poziom kompetencji i kwalifikacji pracowników. Z drugiej strony dostępne w emplo narzędzia komunikacyjne pozwalają jednocześnie budować zaangażowanie pracowników oraz kształtować kulturę organizacyjną firmy.
Dostęp do systemu działa analogicznie jak dostęp do Facebook. Każdy osoba ma swój indywidualny login zapewniający dostęp do platformy – i na co dzień publikujemy własne treści, komentujemy wpisy innych osób czy udzielamy się w grupach dyskusyjnych. A raz na jakiś czas ktoś zaprasza nas do wzięcia udziału w quizie czy zagrania w grę. Tak samo w emplo, które na co dzień służy głównie do komunikacji, co jakiś czas jesteśmy zapraszani do wykonania innych zadań, związanych z procesami HR (w tym np. z oceną kompetencji).
Jedną z większych barier przy ocenie kompetencji jest czas jaki trzeba poświęcić na przygotowanie arkusza, zaplanowanie oceny, poinformowanie o niej pracowników, monitorowanie procesu i przygotowanie raportów. Jak w tym zakresie wspiera HRowców emplo?
Cały proces oceny kompetencji w emplo ma postać intuicyjnej aplikacji, w której na kilku ekranach definiuje się kolejne elementy procesu. Po ich zdefiniowaniu system sam pilnuje terminów, wysyłając automatyczne powiadomienia do uczestników badania i monitorując poziom realizacji procesu.
Gotowe treści powiadomień i maili informujących o zaproszeniu do procesy oceny oszczędzają pracę i sprawiają, że ocenę można uruchomić praktycznie bez tworzenia własnej wersji komunikacji procesu (a to często najbardziej czasochłonny etap uruchamiania oceny).
Przebieg procesu monitorowany jest w systemie, a raporty podsumowujące generowane są automatycznie.
Czy ocena w emplo to tylko ocena na skali, czy pozostaje także możliwość dopisywania swoich komentarzy czy uzasadnień oceny?
Pytania otwarte, są jednym z najbardziej wartościowych elementów feedbacku. Są one niemierzalne i nie da się ich kwantyfikować, ale płynie z nich niesamowita wiedza i często kilka zdań przeczytanych w raporcie ma znacznie większą siłę, niż rzędy cyferek. Emplo umożliwia wprowadzenie tego elementu do feedbacku i bardzo do tego zachęcamy.

Jednym z wyzwań, przed którymi stają działy personalne oraz menedżerowie, jest udzielanie bieżącej informacji zwrotnej pracownikom. Jak w tym kontekście będzie Waszym zdaniem wyglądała ocena pracowników? Czy ocena kompetencji będzie nadal stosowanym narzędziem?
Rozróżniamy cykliczną ocenę kompetencji, będącą podstawą planowania rozwoju pracowników, od bieżącej informacji zwrotnej – co ma przejaw w samej strukturze emplo. Obok kreatora ocen kompetencji udostępniamy także opcję Instant Feedback – funkcjonalność, dzięki której pracownicy mają możliwość przekazywania sobie feedbacku w każdym momencie. W odróżnieniu od oceny kompetencji Instant Feedback jest  dostępny dla każdego i w każdym momencie, a informacja zwrotna jest przekazywana w postaci krótkiej notatki.
Funkcja Instant Feedback jest bardzo często wykorzystywana przez naszych klientów właśnie do korzystania z możliwości bezpiecznej wymiany informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym. . Ponieważ notatkę Instant Feedback można zapisać w wersji roboczej (bez udostępniania jej osobie, której dotyczy), część menedżerów wykorzystuje ją do bieżącego systematyzowania informacji przydatnych w ocenie okresowej.
Instant Feedback to doskonała funkcjonalność dla firm, które tworzą humanistyczną kulturę organizacji – cenią sobie otwartość, transparentność i zarządzanie w oparciu o wartości. 
Dziękuję za rozmowę i cieszę się, że mamy na rynku narzędzie, które doskonale odpowiada na potrzeby zarówno HRu, jak i pracowników firm.
Jeśli chcielibyście poznać emplo bliżej, zajrzyjcie na stronę,  znajdziecie tam jeszcze więcej informacji o możliwościach wykorzystania tego narzędzia w codziennej HRowej pracy.
http://bit.ly/1K7SI5Z
Reklamy

Jedna uwaga do wpisu “emplo – narzędzie, które wspiera HRowe działania w sposób, którego wcześniej nie było!

  1. Pingback: Co się czytało z pasją w 2015? | HR z pasją

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

w

Connecting to %s