Preonboarding – początek drogi pracownika – poradnik dla początkujących i dla tych bardziej zaawansowanych

Czy pamiętasz emocje, które towarzyszyły Ci w pierwszym dniu w nowej pracy? Co się działo, co robiłeś, jak mijały pierwsze tygodnie? A czy pamiętasz ten czas oczekiwania na swój pierwszy dzień – okres między informacją o otrzymaniu pracy, a pierwszym dniem w nowej firmie?

Twoje spostrzeżenia będą niezwykle cenne kiedy zaczniesz przygotowywać program wdrożenia pracowników. Zarówno te pozytywne, jak i negatywne doświadczenia będą podstawą do tworzenia skutecznego procesu preonboardingu, czyli wdrożenia pracownika jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Preonboarding jest początkiem naszej wspólnej drogi z pracownikiem, a następnie, w ślad za nim wyrusza onboarding. O nim przeczytacie w kolejnym tygodniu, gdyż temat jest na tyle obszerny, że zasługuje na dwa osobne szczegółowe wpisy.

W przygotowywaniu procesu preonboardingu i onboardingu, tak samo jak w każdym innym projekcie, trzeba rozpocząć od określenia grupy docelowej. Jeśli chcesz przypomnieć sobie jak to zrobić, zajrzyj do artykułu na ten temat.

Zwróć uwagę, że czasami od momentu złożenia oferty, do startu pracy mija kilka miesięcy. Czy dbasz o przyszłego pracownika już w tym okresie? Czy budujesz w nim pozytywny obraz firmy i dbasz o to, aby nie zgasł jego entuzjazm dotyczący podjęcia nowej pracy, a jeśli ma obawy związane ze zmianą, czy dbasz o to, aby je zniwelować w tym okresie?

Ważne! (niby to oczywiste, a trochę o tym zapominamy)
Kiedy pracownik składa wypowiedzenie w swoim poprzednim miejscu pracy i czeka na rozpoczęcie pracy w kolejnej firmie, może być jednocześnie jeszcze kandydatem w innych procesach rekrutacyjnych. Zwykle szukając pracy wysyła się CV do kilku miejsc, także być może osoba, na którą czekasz otrzyma w tym okresie jeszcze inną ofertę zatrudnienia. Zastanów się więc czy dbasz o nią na tyle dobrze, że jest pewna, że chce przyjść właśnie do Ciebie…

Co jest ważne w trakcie preonboardingu?

Często przy projektach HRowych pojawiają się pytania, czy to na pewno na każdy budżet albo czy nada się także do firmy takiej wielkości lub czy w mojej branży to może się sprawdzić. W każdej branży, przy każdym budżecie i dla każdej wielkości firmy ~~można~~ trzeba coś robić w zakresie wdrożenia pracownika.

Po pierwsze zacznij działać. Skontaktuj się z nowozatrudnioną osobą, umów się na spotkanie, zadzwoń lub wyślij maila. Doskonale sprawdzi się mailowa wiadomość powitalna, nie zabierze Ci dużo czasu, a robi bardzo pozytywne wrażenie na przyszłych pracownikach – sprawdzone w praktyce! W mailu możesz zawrzeć informacje o panujących zasadach, przesłać informacje o firmie, strukturze, kulturze organizacyjnej. To, co prześlesz zależy w dużej mierze od tego jaką jesteście firmą, co jest dla Was ważne i co będzie takim działaniem, które zaciekawi pracownika i spowoduje, że z ekscytacją będzie czekał na pierwszy dzień pracy.

Preonboarding to także dobry okres na to, aby pokazać w czym przejawia się nasze EVP. Sprawdź jak zrobić to dobrze – EVP jako Emotional Value Proposition, sprawdź dlaczego właśnie tak komunikować. Można w tym czasie także zacząć komunikować benefity, które oferujemy lub zasady, którymi się kierujemy.

Jeśli okres od rozpoczęcia preboardingowych działań do startu zatrudnienia jest długi, podziel działania na kilka etapów, nie wysyłaj wszystkiego od razu. Dużo lepiej jest rozłożyć działania w czasie i regularnie podtrzymywać kontakt. W całym tym procesie możesz korzystać z maili, telefonu, komunikatorów. Możesz też wybrać narzędzie, które usprawni komunikację z pracownikiem. Ważne jest to, aby już od pierwszych przesłanych informacji uporządkować to, co najważniejsze. Jeśli masz możliwość udostępnienia pracownikowi dostępu do platformy, które zbiera informacje, dokumenty, wskazówki preonboardingowe i później onboardingowe, to najlepsza opcja na jaką możesz się zdecydować. Warto sukcesywnie w miarę upływu czasu udostępniać kolejne rzeczy oraz przekazywać następne informacje. Dodatkowo nie gubią się one w skrzynce mailowej, tylko w każdej chwili są dostępne dla pracownika.

W wirze przesyłania pracownikowi ‘miękkich’ zagadnień pamiętaj, że nie tylko miłym gestem HR żyje, są jeszcze formalności… Jeśli zatrudnienie będzie w formie umowy o pracę, pamiętaj, aby odpowiednio wcześniej przesłać przyszłemu pracownikowi skierowanie na badania lekarskie oraz informacje dotyczące ich wykonania. Zwykle badania będą wykonywane jeszcze w czasie pełnienia obowiązków dla poprzedniego pracodawcy, także dłuższy czas na ich wykonanie zapewni większy komfort.

Kiedy zbliża się pierwszy dzień pracy nadchodzi czas na podesłanie wszystkich informacji związanych z tym właśnie wydarzeniem. Zadbaj o to, aby nowozatrudniona osoba wiedziała jaki panuje u Was dresscode, jak się do siebie zwracacie oraz czy powinna zabrać ze sobą jakieś rzeczy (zarówno formalne kwestie takie jak dokumenty, jak i rzeczy bardziej codzienne związane chociażby z tym czy powinna zabrać sobie kubek na kawę :)). Niektóre z tych rzeczy są banalne, ale nie oznacza to, że dla nowego pracownika będą oczywiste, nie oznacza to również, że każda z firm o to dba. Z doświadczenia wiem, że często zapominamy o takich działaniach, także zdecydowanie warto o nich przypominać.

Czym jeszcze można zaskoczyć przyszłego pracownika? Jest kilka dodatkowych możliwości:

Jeśli organizujesz w tym okresie oczekiwania jakieś firmowe spotkania, czy integracje, zaproś tę osobę do Was, będzie miała okazję poznać was jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Ułatwi jej to późniejszy start.
Jeśli masz na to budżet, zorganizuj spotkanie przyszłego pracownika z jego działem – całym lub jego częścią. Może to także być spotkanie z przełożonym lub opiekunem nowej osoby w trakcie wdrożenia (buddy). Wyjście na wspólną kawę, pizzę czy jakąś sportową aktywność pozwoli im poznać się jeszcze przed startem pracy.
Prześlij pracownikowi zdjęcie jego zespołu, np. przy biurkach w miejscu, w którym będzie pracował. Wskaż na tym zdjęciu jego miejsce, dorzuć jakieś słowa powitania lub hasło ‘Twoje miejsce już na Ciebie czeka’ – to pomysł zupełnie bezkosztowy, a bardzo pozytywnie odbierany.

Pamiętaj, aby informacje, które przesyłasz były spójne z wizerunkiem firmy. Przygotujcie materiały, które będą spójne i które będą uwzględniały wasza identyfikację wizualną marki i marki pracodawcy.

To, jakie działania wybrać, zależy od specyfiki firmy, budżetu oraz stanowiska i osoby, która dołącza do zespołu. Znaczenie ma jak zwykle grupa docelowa i to, aby odpowiednim językiem i narzędziami/ działaniami dotrzeć do konkretnej osoby. Tak, aby czuła się już od pierwszych chwil komfortowo. Nie rób nic na wyrost i nie przesadzaj z ilością działań. Pamiętaj, że osoba, na którą czekacie nie jest jeszcze Waszym pracownikiem, ma inne zobowiązania, obowiązki. Celem preonboardingu jest zachęcenie i przygotowanie pracownika, nie jego zmęczenie i zniechęcenie ;) Zrealizowanie wszystkich powyższych pomysłów, będzie przesadą i nadmiarem, także wybierz z nich te, które będą do Was pasować najbardziej. Poszukaj również własnych pomysłów na podstawie tych inspiracji. Jeśli nie wiesz od czego zacząć lub co byłoby adekwatne dla firmy, w której pracujesz i dla Waszych pracowników, wróć do pierwszego punktu – przygotuj personę w ramach swojej grupy docelowej oraz zastanów się czego chciałaby się dowiedzieć i czego doświadczyć w procesie preonboardingu, a następnie onboardingu. Te dwa obszary muszą być połączone, onboarding powinien być naturalną konsekwencją preonboardingu, jego przedłużeniem.